¿Cómo funciona el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro (SIGE) en Venezuela?

Si deseas saber cómo funciona el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro (SIGE) en Venezuela, a continuación, encontrarás todo lo necesario. Esta es una plataforma digital donde podrás interactuar y su funcionamiento será asequible para cualquier persona.

Las zonas educativas suelen manejar una data de estudiantes. Esas datas también se comparten con personal docente, administrativo y obrero de cada institución educativa. Así, se engloban los datos de todos los pertenecientes en educación básica, media y técnica que tiene el estado a cargo.

¿Qué es el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro en Venezuela?

El Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro en Venezuela (SIGE) es una plataforma digital. Esta plataforma es de uso exclusivo y manejo del Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE).

Como sistema, permite a la zona educativa de cada estado el manejo de la información. En ella se encuentran los datos de matrículas, calificaciones y demás datos estadísticos que pertenecen a las instituciones educativas privadas y públicas del país.

En años anteriores, el ingreso a la página del Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro o plataforma digital, era opcional. Sin embargo, desde el año 2019 el registro es de orden obligatorio para todas las instituciones de educación en Venezuela, bien sea básica, media o técnica.

Por ello, las instituciones educativas tienen la responsabilidad de la carga y actualización de información y estructura de los ingresados. Como ingresados se encuentra el personal administrativo y estudiantes (las notas o calificaciones de estos últimos). Así mismo, se agiliza la simplificación de trámites desde la modalidad de firma digital o electrónica.

Ventajas del Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro

Como se basa en un sistema informático, permite distintas opciones a los usuarios. Las ventajas en la implementación y creación del SIGE Guaicaipuro son:

• Disminuir los gastos administrativos por actas, formularios, libros de actas, matrículas, entre otros documentos.
• Resguardo de la información y evitar el deterioro, así como la fácil ubicación del material en tiempo real.
• Eficaz organización, respaldo y estructuración de la información.
• Reducir el espacio de trabajo físico al no almacenar actas, carpetas, entre demás documentación.
• Acceso fácil a la información general como matrícula, administrativo, obrero de institución y matrícula escolar, entre otras gestiones.

¿Quién puede usar el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro?

Este sistema solamente puede ser utilizado y manejado internamente por el Ministerio de Educación en Venezuela. Por otro lado, y con otras funciones, puede ser utilizado por el director de la institución educativa. Sirve para la carga del registro histórico y la información de cada estudiante, así como la concerniente de la institución.

Por ello, la zona educativa le otorga al director acceso. El director del plantel puede acceder con un usuario y clave eventual para realizar las actividades inherentes. Desde la plataforma digital del SIGE Guaicaipuro podrá comenzar a gestionar e introducir la información requerida.

¿Cómo me registro en el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro?

Con la ayuda de la división de supervisión educativa de la zona escolar que se encuentra en el estado donde vives podrás realizar el registro. Por ello, normalmente, las zonas educativas convocan a los directores de los centros educativos. Con ello se realizan jornadas para cargar matrículas en el sistema. Este tiempo lo establece el Ministerio de Educación.

De igual forma, los directores recibirán asesoría constante y capacitación para el correcto uso del Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro. Estos talleres y encuentros se realizan por parte de la Fundación Bolivariana de Informática y Telemática (FUNDABIT).

Registrar información en el SIGE 2022

Si eres el director de una institución educativa y posees un usuario y clave de acceso podrás acceder al Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro. Para poder cargar la información necesaria solamente tendrás que seguir los siguientes pasos.

Es importante que, para tener una experiencia más fluida en el sistema, utilices el navegador Mozilla Firefox o Google Chrome.

Información del personal

Principalmente, y mencionado anteriormente, deberás registrar la información del personal. Entre el personal tendrás a los docentes, administrativos y obreros. Para registrar el personal en el SIGE deberás hacer lo siguiente

• Ingresar a la página oficial del Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro.
• Iniciarás la sesión con usuario y contraseña para acceder al sistema.
• De forma inmediata podrás observar una lista de centros educativos en el SIGE. Ingresarás a la lista de “planteles”. Ahí seleccionarás el nombre de la institución la cual diriges.
• Encontrarás el plantel y harás clic en la opción que dice “actualizar estructura del plantel”.
• Encontrarás una opción inferior que pone “Apertura del proceso de registro personal”.
• Seleccionarás que deseas confirmar el nuevo registro de personal. Harás clic en “Apertura proceso de registro”.
• Eliminarás o editarás la información de personal previamente registrado. También podrás seleccionar la opción de “registrar personal”, la misma se ubica en la esquina superior derecha.
• Al culminar e interactuar con el sistema, editar y agregar información del personal, deberás cerrar el registro. Ello lo realizas donde dice “Cerrar proceso de registro personal”. Con ello culminarás la incorporación de personal en el SIGE.

Podrás asegurarte y verificar nuevamente la información antes de terminar el proceso puesto que, de lo contrario, no podrás a volver a editar el contenido.

Cargar las estadísticas SIGE

Cargas estadísticas en el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro permitirá tener los datos completos sobre la cantidad total de estudiantes. Entre los datos necesarios se encuentran los estudiantes regulares, nuevos ingresos, cupos, abandonos y matrículas finales existentes al culminar los periodos académicos.

Para cargar datos estadísticos en el SIGE solamente deberás:

• Al estar dentro de la plataforma y haber ingresado usuario y clave del sistema SIGE elegirás la opción en el menú que dice “Planteles”.
• Harás clic sobre la opción “seleccione” que se ubica en el lado del nombre del plantel educativo que diriges. Luego harás clic sobre la opción “carga de estadísticas”.
• Introducirás la cantidad de estudiantes en cada variable mostrada en la pantalla y, al culminar, deberás realizar clic en “guardar”.

Al seguir estos pasos, la carga estadística en el SIGE se habrá realizado de forma exitosa.

Docentes asignados en secciones

La información docente deberás actualizarla antes de realizar el paso anterior de cargar matrícula de estudiante en SIGE. Para ello, el docente o docentes asignados al dictar alguna asignatura deberán estar correctamente incorporados.

Para incorporar docentes sigue los pasos a continuación:

• Ingresa a la plataforma con tu usuario SIGE y sigue la ruta de planteles, “seleccione” y la matrícula del año en curso.
• Te mostrará la lista de los grados y elegirás la opción de “seleccione” que se ubica al lado de cada sección y, luego, selecciona “asignar docentes”.
• Haz clic en “apertura proceso de asignación de docentes”.
• Tendrás un lápiz de color verde y podrás modificar la información del docente o, en su defecto, eliminarlo de la sección. La interacción que harás será según el caso.
• Si deseas incorporar nuevos docentes tendrás que hacerlo desde la opción de “acciones”. Luego, al culminar el registro de información docente, seleccionarás “Cerrar proceso de asignación de docentes”.

Carga de matrícula del censo escolar

Para la carga de matrícula final de los estudiantes con sus respectivas notas individuales, el Ministerio de educación habilita dicho proceso. Con ello el ente tendrá mejor control sobre toda la información vaciada.

Este sistema podrá verificar de forma rápida las notas que posee cada estudiante graduado. Este proceso resulta beneficioso para los jóvenes que deseen apostillar y legalizar los documentos de educación media para usarse en el exterior.

Para cargar la matrícula estudiantil en el SIGE deberás hacer lo siguiente:

• Dirígete a la sección de “estudiantes” donde se podrá realizar la carga de los datos necesarios. Por ello, y previamente expuesto, buscarás el plantel educativo que diriges actualmente y, en la lupa, harás clic. Al entrar podrás actualizar la información que cada alumno tiene previamente registrado tiene en la opción de “Registrar nuevo estudiante”.
• En la información o ficha de cada estudiante tendrás que bajar hasta encontrar el signo de “+” donde podrás registrar un periodo nuevo.
• Incorpora el código del plantel y selecciona la imagen de la lupa.
• Ingresarás los datos que te soliciten del estudiante y la escolaridad en donde se encuentra. Esa escolaridad está dividida en regular, repitiente, materias pendientes, entre otras opciones. En la sección encontrarás que puedes escribir una pequeña leyenda sobre la actualidad escolar en la cual aplique al estudiante. Realizado este paso, harás clic en “actualizar”.
• Repetirás el mismo proceso en cada uno de los alumnos hasta finalizar la carga y actualización de la matrícula del periodo nuevo.

Asignación de estudiantes a sus secciones establecidas

Al finalizar la actualización de los docentes y estudiantes, deberás asignar a los estudiantes a sus respectivas secciones. Este procedimiento se realiza cuando llevas toda la información actualizada para agilizar los trámites del SIGE.

Para asignar a los estudiantes a sus secciones deberás:

• Ingresar a la plataforma de SIGE y seguir la ruta de “planteles” y pronto selecciona “matrícula” junto al año escolar en curso.
• Harás clic en la opción “seleccione” la cual se ubica a un lado de la sección donde puedes agregar o eliminar estudiantes. Pronto seleccionarás “inscripción individual”.
• Para poder cargar un estudiante deberás realizar la selección donde dice “buscar estudiante existente”. Si el caso amerita y deseas eliminar un estudiante de una sección, solamente seleccionarás la cesta de basura que se ubica al lado del nombre del estudiante.
• Deberás repetir dicho proceso hasta que poseas cargada toda la data de cada sección del plantel, tanto en docente como en estudiantes.

Al agregar un estudiante nuevo a una sección, deberás marcar la opción de “Estudiante repitiente” si el caso lo amerita.

Cargar notas en el SIGE

Para la carga de notas finales en el SIGE perteneciente a cada estudiante, el director deberá ingresar al Sistema y realizar lo siguiente:

• Cumplir con la ruta de “Planteles” y dirigirte a Selecciones y matrícula junto al año correspondiente en curso escolar.
• Elige la sección y selecciona “Inscripción individual”.
• Harás clic sobre el ícono de documento azul que verás donde pones “calificaciones del estudiante”.
• Escribirás la clave de acceso del sistema y harás clic en “continuar”.
• Teniendo a la mano la certificación de calificaciones ingresa las notas de cada estudiante.
• Guardarás la información y culminarás el proceso pautado.

Importancia de aplicar el Sistema de Gestión Escolar en Venezuela

Que el Ministerio de Educación cuente con un sistema como el SIGE surge de la importancia en almacenar información verídica de las instituciones. Las de educación media, básica y técnica a nivel nacional cuentan con el respaldo del SIGE en sus trámites.

Otra de las ventajas del SIGE en cuanto al almacenamiento de la información es evitar el extravío y deterioro de documentación.

Gracias al SIGE, las instituciones, desde la figura del director, podrá obtener de forma rápida las notas generales. En particular las notas certificadas de alumnos graduados en años previos.

El SIGE permite, por otro lado, facilitar el proceso para la validación de documentos de educación media para el trámite de apostillar. Inclusive y recientemente permite la verificación desde el Ministerio de educación de notas cargadas por la OPSU.

Actualizar datos en el SIGE

Entre los meses que van de octubre a diciembre es el periodo por el cual se realizan la actualización de datos y cargas de nuevas matrículas. Este procedimiento se repite cada año escolar tomando como referencias dichas fechas para facilitar la compilación de datos.

El Ministerio del Poder Popular para la Educación fija la fecha y el plazo correspondiente. Esta actualización y carga de datos se da por mandato del Ministerio de Educación.

Por último, el MPPE puede emitir prórrogas siempre que sea necesario para que cada institución cumpla con la obligación.

Dificultades frecuentes: no aparece la cédula del estudiante

En ocasiones el sistema puede no reconocer la cédula del estudiante en el SIGE. Para dicho inconveniente se puede optar buscar al estudiante por la cédula escolar.

Siempre que el sistema rechace todo intento de registro, deberás colocarte en contacto, como director, con soporte. Ello se realiza escribiendo en la dirección de correo electrónico [email protected].

Conclusión

La función del Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro se basa en trámites de orden administrativo de las instituciones educativas. Como director o docente de plantel deberás conocer sobre el uso de la misma, utilidad, procedimientos y dificultades que te puedes encontrar. La utilidad de la misma se basa en el resguardo de material importante para el Ministerio de Educación en cuanto estudiantes actualizados, incorporados entre otras acciones.